Die Zeiterfassung ist wie der Name schon verrät, eine Erfassung durch Maschinen, von Zeitdaten mit Beginn, Ende beziehungsweise Dauer. Ein Zeiterfassungsprogramm zählt zu den verschiedenen Bereichen der Betriebsdatenerfassung. Diese erfassten Daten sind vor allem im Dienstleistungsbereich sehr wichtig.

Die Zeiterfassung bietet viele Vorteile

Wird ein System zur Zeiterfassung installiert, hat dies für den Unternehmer und auch für den Angestellten viele Vorteile. Die gearbeiteten Stunden sind dokumentiert und beide Parteien können diese transparent einsehen. Das Zeiterfassungsprogramm gestaltet sich meistens so, dass mittels separaten Hardware-Terminals die Anwesenheitszeiten und die Auftragszeiten erfasst werden. Diese werden mit einem zentralen Rechner verglichen welcher auch die gespeicherten Daten korrigiert und auswertet. Dieses Zeiterfassungsprogramm ist für die Betriebe im Handwerk und in der Produktion eine Bereicherung, da dort auftragsbezogen gearbeitet wird.

Zeit erfassen bietet umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten

Ein Unternehmen für Dienstleistungen kann ebenfalls von dem Zeiterfassungsprogramm profitieren. Dienstleistungen müssen mit einem Nachweis dokumentiert werden. Viele verschiedene kleine Tätigkeiten werden sehr rasch erfasst und zudem werden Zeiten und Kosten überwacht. Natürlich ist nicht nur die Zeiterfassung wichtig, sondern auch die Auswertung aller erfassten Zeiten und Daten. Eine einfache und unkomplizierte Auswertung und Abrechnung der Daten lässt kaum noch Wünsche offen.

Sekundengenau besser organisiert

Das Zeiterfassungsprogramm arbeitet sekundengenau. Das macht eine genauere Auswertung möglich. Darüber hinaus zeigt das Programm, wie sich viele kleine Nebentätigkeiten, zum Beispiel kurze Telefonate, Emails, über einen langen Zeitraum ansammeln können. Die Organisation gestaltet sich dank Zeiterfassungsprogramm einfach und logisch. Die Zeiten werden rasch erfasst und das Programm hilft dabei, eine logische Organisations-Struktur aufzubauen. Die Dokumentation der erbrachten Leistungen kann ebenfalls im Zeiterfassungsprogramm beinhaltet sein. Dafür gibt es drei unterschiedliche Notiz-Felder, die Stempel-Notizen, sowie die Tages-Notizen und die internen Notizen. Bei der Eingabe der Daten wird der User von einer komfortablen Rechtschreibprüfung unterstützt. Die Text-Vorlagen helfen dabei häufig benötigte Texte rasch und leicht einzufügen. Dadurch bekommt man mit dem Zeiterfassungsprogramm außer der zeitlichen Dokumentation auch noch einen Nachweis über die Leistungen, die in dieser Zeit erbracht wurden.

Ist die Zeiterfassung gesetzlich geregelt?

In der Regel entscheidet der Arbeitgeber selbst über die Zeiterfassung: Eine deutsche gesetzliche Verpflichtung zur Erfassung der Zeit gilt nur dann, wenn die Arbeitszeit, über die vertraglich vereinbarte Leistung hinausgeht. Um die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen, bedienen sich die Firmen unterschiedlichster Methoden, wie zum Beispiel Stundenzettel, welche dann mühsam von der Buchhaltung ausgewertet werden. Eine weitaus einfachere Variante ist die Installation eines automatischen Systems, nämlich des zuverlässigen Zeiterfassungsprogramm. Das Programm spart viel Zeit und auch viele Nerven.