Von einer Zeiterfassungssoftware profitiert das Unternehmen vielseitig. Zum einen offeriert diese den idealen Überblick über die Arbeitszeit des Personals und zum anderen können durch diese Personalkosten eingespart werden.
Warum ist ein Zeiterfassungssystem vorteilhaft?
Der Unternehmer ist aus gesetzlicher Sichtweise nicht dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verzeichnen. Doch das Gesetz verpflichtet dazu, die geleistete Mehrarbeit zu erfassen. In diesem Fall bleibt ihm selbst überlassen, ob er diese durch die Mitarbeiter dokumentieren lässt oder ob er ein Zeiterfassungssystem in das Unternehmen einführt. Denn laut Gesetz muss die Zeiterfassung des Arbeitgebers es möglich machen, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter überprüfen zu können. In größeren Unternehmen kommen oft Missbräuche vor. Mitarbeiter tragen entweder falsche Arbeitszeiten ein oder lassen sich von den Kollegen die eigene Chipkarte abstempeln, um mehr Arbeitsstunden vorzutäuschen. Deshalb stellt eine Zeiterfassungssoftware die geeignete Möglichkeit dar, dies zu verhindern und die Arbeitszeiten ohne großen Arbeitsaufwand verlässlich zu notieren.
Die Zeiterfassungssoftware – die schlaue Verwaltungsmöglichkeit
Die Zeiterfassungssoftware wird immer mehr von kleinen und mittleren Betrieben genutzt. Der Benutzer loggt sich bei Arbeitsantritt einfach in die Software ein. In diesem Fall kann der Mitarbeiter entweder die Arbeitszeit selbst eintippen oder diese wird von dem System selbstständig erfasst. Hinterher erfasst die Software sämtliche Arbeitszeiten oder führt eine automatische Zuteilung der Arbeitszeiten durch. Auf diese Weise können die Arbeitszeiten auf ihre Effektivität hin überprüft werden.
Kostenfreie Zeiterfassungssoftware – für größere Unternehmen untauglich
Zwar werden diverse kostenlose Zeiterfassungssoftware angeboten, aber diese können nur den Ansprüchen kleinerer Unternehmen mit wenigen Angestellten gerecht werden. Eine kostenpflichtige Zeiterfassungssoftware ist deshalb für größere Unternehmen gewiss die sinnvollere Lösung. Denn solch eine Software hat mehrere Auswertungsmöglichkeiten und einen viel größeren Funktionsumfang. Wird eine kostenpflichtige Software ausgesucht, wird meist dazu noch ein Support angeboten, der insbesondere bei technischen Schwierigkeiten hilfreich ist.
Vorzüge einer Zeiterfassungssoftware
Durch den Einsatz der Zeiterfassungssoftware werden alle erforderlichen Daten geliefert, die zur Überprüfung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter erforderlich sind. Diese übernimmt effektiv die Aufgabe der Stechuhr, die einst zum gleichen Zweck verwendet wurde. Während früher allerdings trotz der Stempeluhr sämtliche Arbeitszeiten umständlich ermittelt werden mussten, übernimmt die Software auch jene Aufgabe und spart hierdurch vor allem kostbare Zeit. Dank dieser wird sehr schnell klar, welche Mitarbeiter zu spät kommen, wie viel Zeit für die Pausen eingelegt wird, welche Mitarbeiter gerade im Urlaub oder krankheitsbedingt abwesend sind und wie viele Überstunden bestehen. Die Software erlaubt sogar eine projektgesteuerte Zuteilung der Arbeitszeiten. Dank der Zeiterfassungssoftware ist es sogar denkbar, mehrere Standorte zentral zu verwalten. Dies passiert durch eine zentrale Verwaltung der Arbeitszeiten in einer gemeinsamen Datenbank. Im Gegensatz zu einem elektronischen Zeiterfassungssystem bedeutet eine Zeiterfassungssoftware Kostensenkungen, da diese im Vergleich zu der elektronischen Zeiterfassung erheblich günstiger ist. Daneben entfällt durch die Software die Beschaffung der Chipkarten, wodurch zusätzlich Geld gespart wird.